Notulensi

 NOTULENSI RAPAT II

Hari, tanggal   : Senin, 28 Januari 2014

Pukul             : 14.00-17.00 WIB

Tempat           : Ruang Tutorial 1E

Agenda           : 1. Menetapkan job description masing-masing anggota

                        2. Menyusun ketentuan sponsorship 
                        3. Menetapkan timeline selama seminggu kedepan

Peserta           : 1. Hubertus Nugroho A. W. (Sponsorship DEF)

                         2. Amertya Ardya O. P. (Sponsorship DEF)

                         3. Ariesto Wijaya (Sponsorship DEF)

                         4. Arannisa Hanifauzia S. (Sponsorship ABC)   
                         5. Triana Apita N. (Sponsorship ABC)
                         6. Brian Charvia (Sponsorship ABC)

Hasil rapat     :

JOB DESCRIPTION

Ketua

• Mengadakan rapat dan briefing
• Mengoordinasi segala kegiatan yang berhubungan dengan sponsorship (dengan anggota sponsorship maupun panitia lain)
• Mengambil keputusan dalam segala kegiatan sponsorship
• Memegang tanggung jawab atas benefit yang diberikan kepada pihak sponsor
• Mengawasi surat masuk-keluar (MoU, surat pengantar)
• Memotivasi dan memberi masukan kepada anggota sponsorship

Sekretaris            

• Mencatat perkembangan divisi sponsorship setiap minggu
• Mencatat dan membagikan notulensi rapat kepada setiap anghota
• Memberikan peringatan berdasarkan deadline yang telah disepakati
• Mengentri posting mengenai notulensi rapat dan target mingguan
• Mengadakan rapat dan briefing setelah mengonfirmasi pada ketua

Anggota

• Mencari perusahaan-perusahaan untuk menjadi sponsor dalam Oddisey 2014
• Melakukan follow-up perusahaan-perusahaan calon sponsor
• Melaporkan hasil follow-up dalam rapat dan briefing
• Mengentri posting mengenai perkembangan target individu ke dalam blog
• Menyusun draft MoU dengan perusahaan-perusahaan sponsor
• Memberikan masukan kepada sesama anggota sponsorship.

KETENTUAN SPONSORSHIP

1. Perjanjian sponsor/kerjasam diharapkan sudah disepakati selambat-lambatnya 3 minggu sebelum kegiatan terlaksana
2. Pembayaran nilai kontrak kerjasama sponsorship: 

   a. 60% dari total nilai kontrak dilakukan paling lambat satu minggu setelah  penandatanganan kesepakatan

   b. Sisa pembayaran sebesar 40% dilakukan paling lambat 2 minggu sebelum hari pelaksanaan

   c. Atau sesuai kesepakatan kedua belah pihak

3. Apabila 60% dari total nilai kontrak tidak dibayarkan dalam masa tenggang satu minggu setelah penandatanganan kesepakatan, maka perjanjian dianggap telah dibatalkan secara sepihak oleh perusahaan yang bersangkutan
4. Pembatalan perjanjian sponsor atau kerjasama promosi acara secara sepihak oleh perusahaan yang bersangkutan akan dikenakan biaya administrasi sebesar 25% dari total nilai sponsor yang telah disepakati
5. Bagi pihak sponsorship (Platinum dan Gold) yang tidak memenuhi target dana yang telah disepakati bersama, maka panitia berhak mengubah paket sponsor menjadi lebih rendah
6. Bila terjadi pembatalan kegiatan atau kegiatan gagal dilaksanakan karena kesalahan teknis penyelenggara, maka pembayaran kerjasama sponsorship akan dikembalikan sebesar 85% dari total dana yang telah diberikan
7. Ketentuan-ketentuan di atas masih bersifat umum dan dapat berubah sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak

TIMELINE MINGGUAN DIVISI SPONSORSHIP

(Periode 27 Januari – 2 Februari 2014)

TANGGAL	TARGET
Selasa,28 Januari 2014	Paket sponsorship dan ketentuannya ditetapkan lalu diberikan kepada sekretaris
	Brainstorm design proposal dengan tim desain
Rabu, 29 Januari 2014	Memastikan proposal telah siap dan sekretaris telah memberikan softcopynya kepada tim desain
Sabtu, 1 Februari 2014	Memastikan tim desain telah selesai dengan proposal
	Memastikan proposal naik cetak

NB   : Timeline mingguan masih perlu disetujui oleh Executive Producer dan divisi terkait dalam rapat koordinasi

By Amertya Ardya Oktoriano P.

19713009/1F

Secretary of Sponsorship Division

 

 NOTULENSI RAPAT I

 
Hari, tanggal     : Minggu, 26 Januari 2014
Pukul               : 14.30 - 19.00 WIB
Lokasi              : McDonalds Simpang Dago
Agenda            :  1. Merencanakan paket sponsorship untuk proposal
                          2. Merencanakan paket alternatif untuk proposal
                          3. Persiapan pertemuan dengan Ketua Sponsorship Oddisey 2013
                          4. Merencanakan agenda rapat 2 (Senin, 27 Januari 2014)
Peserta             : 1. Amertya Ardya O.P (Sponsorship DEF)
                           2. Arranisa H.S. (Sponsorship ABC)
                           3. Triana Apita (Sponsorship ABC)
                           4. Brian Charvia (Sponsorship ABC)
Hasil rapat       :

RENCANA 1 PAKET SPONSORSHIP

BENEFIT	PLATINUM	GOLD	SILVER	BRONZE
Printed Ads	XL	L	M	S
Baliho	XL	L	M	S
Umbul-umbul	XL	L	M	S
Banner/spanduk	XL	L	M	S
Poster	XL	L	M	S
Flyer	XL	L	M	S
Booklet	XL	L	M	S
Tiket	XL	L	M	S
Kaos panitia	XL	L	M	S
ID Card	XL	L	M	S
Umbul-umbul (self-provided)	7 bendera	4 bendera	2 bendera	1 bendera
On The Spot Ads
Company’s video	√	√	-	-
Company’s jingle	√	√	√	-
Ad-com	√	-	-	-
Ad-lips MC	4 times/day	3 times/day	2 times/day	1 time/day
Booth
Brochure spreading privilege	Will be attached on booklets	4 days (self-spreading)	3 days (self-spreading)	2 days (self-spreading)
Public Relation
Logo and content on website	XL	L	M	S
Social media ads*	√	√	√	√
Radio ads	Will be announced in every broadcast
Magazine ads	XL	L	M	S
Free entry tickets
VALUE	Rp80.000.000,00	Rp55.000.000,00	Rp35.000.000,00	Rp20.000.000,00

NB: - Paket sponsorship di atas masih berupa rencana dan dapat berubah sesuai dengan koordinasi

                lebih lanjut

     - Tanda * menunjukkan aka nada pembahasan yang lebih lanjut

     - Booth dan free entry tickets masih harus dikoordinasikan lagi dengan divide terkait (venue

       preparation dan ticketing)

RENCANA 1 ALTERNATIF SPONSORSHIP

INSTALLATION	SPECIFICATION	VALUE
Company’s Video	1 time/day	Rp15.000.000,00
Company’s Jingle	2 times/day	Rp10.000.000,00
Booth	3x3	Rp8.800.000,00/day
Upsize logo on one print ads		Rp3.000.000,00/upsize

TUGAS PER KLOTER

Kloter ABC :

1. Bertemu dengan Ketua Sponsorship Oddisey 2013 untuk mendapatkan gambaran secara kasar tentang target-target yang akan dicapai

Kloter DEF:

1. Menyebarkan formulir link sponsorship kepada mahasiswa SBM 2016 kloter DEF
2. Mendapatkan proposal sponsor Oddisey 2012 sebagai referensi pembuatan proposal

RENCANA AGENDA RAPAT SPONSORSHIP 2

Senin, 27 Januari 2014

1. Penetapan target mingguan dan timeline kerja 
2. Perumusan ketentuan sponsorship
3. Perumusan feedback bagi sponsor

 By Amertya Ardya Oktoriano P.

19713009/1F

Secretary of Sponsorship Division